- テキスト形式とは文字だけで構成される文書形式。お互いの文章を引用しながらやり取りする場合に便利です。また、HTML形式とは色をつけたり写真をつけたりできる形式のこと。見出しの書体や色を変えることができ、より分かりやすいメールが作成できます。
- 本文で一番伝えたい内容を簡潔に書くと相手にも分かりやすい。
- 同じ内容を複数の人に送る場合に使うのが「CC（カーボンコピー）」と「BCC（ブラインドカーボンコピー）」。CCは送信相手全員のメールアドレスが表示されるので、「他の人にも同一内容で送信しているので伝言不要」「他の人にも証人になってもらうために伝えてある」というニュアンスをもたせることもできます。また、BCCは自分以外の誰に送られたか表示されないので、個人情報を保護する役割があります。
- 写真や図版などを添付する場合は、相手のパソコンの容量や機種を確認し、ファイルが開けるかどうかの確認が必要。データが重い場合は圧縮するなどして送信しましょう。
- 文末には必ず「送信者の名前」「会社名」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「会社URL」を記載しておきましょう。署名機能を使って自動で挿入できるように設定しておくと便利です。
- 同じ苗字の人に間違えて送信しないよう、アドレス帳の登録は必ずフルネームで。その際、敬称も入れておきます。状況に応じて「様」「さま」「さん」「先生」など使い分ける上級テクも。
- 携帯メールはリアルタイムで見てもらえて、すぐに返事がくるような
イメージを抱きがち。相手にも都合や事情がありますから、
すぐに返事がなくてもイライラしないように
- 携帯メールはPCメールと違い、受信したときに分かるもの。
深夜や早朝のメールは相手の迷惑になってしまう場合がありますので、
気をつけましょう。
- 携帯メールには文字数の制限があり、画面が小さいので、改行の場所も
違ってきます。また、PCメールでは携帯メールの絵文字は表示できませ
ん。やり取りをする時は気遣いを忘れずに。
